Keine Angst vor dem Lizenzaudit

Unternehmen, die einen „Blauen Brief“ von Microsoft oder anderen Software-Unternehmen wegen eventuell illegal genutzter Software erhalten, können schnell in Erklärungsnot geraten. Unbenommen von der Frage, ob dem Hersteller ein Auditrecht zusteht oder nicht, ist es zur Vorbereitung auf solche Situationen sinnvoll, regelmäßig Lizenzinventuren durchzuführen, um eine Unterlizenzierung rechtzeitig zu erkennen und zu korrigieren.

Lizenzprüfungen der Hersteller sind keine Erfindung von heute. Glaubt man den Quellen und Aussagen von Experten im Internet, verstärken die Hersteller seit Ende 2018 ihre Audit-Aktivitäten. Geht es primär darum, Unterlizenzierungen bei Unternehmen zu erkennen und Nachlizenzierungen und damit Umsatz zu generieren, so kann ein anderer Aspekt dieser Aktivitäten sein, Kunden zu einer Migration in die jeweilige herstellerpräferierte Cloud zu bewegen. Wie dem auch sei, liegt ein Audit-Ersuchen eines Herstellers erst einmal vor, sollte man von einem Anwalt dessen Rechtmäßigkeit prüfen lassen. Hilfreich ist es dann, wenn der Bestand an Lizenzen und deren Verwendung dokumentiert sind. Letzteres ist eine Aufgabe, die keine Rechtsberatung ist und bei der MCS Sie unterstützen kann.

Was ist ein Lizenzaudit?

Lizenzaudit ist ein Verfahren zur Überprüfung von Software-Lizenzen nach Nutzungsumfang und Nutzungsintensität. Es dient der Überprüfung, ob die tatsächliche Nutzung der Lizenzen auch mit der vertraglich vereinbarten Nutzung übereinstimmt. Wir betrachten jetzt erst einmal die Microsoft-Lizenzierung.

Was macht es so schwierig? (Microsoft)

  • Microsoft Lizenzierung ist sehr umfänglich und bei Kunden nicht immer präsent.
  • Kunden geraten bei Nutzung einer virtualisierten Infrastruktur schnell in eine Unterlizenzierung oder in die Falle der Verletzung von Lizenzbestimmungen.
  • Es gibt viele Microsoft Produkte mit unterschiedlichsten Lizenzierungsoptionen.
  • Bei begründbarem Verdacht werden Lizenzaudits durchgeführt.

Unser Angebot an Sie (Microsoft)

  • Sie erhalten eine Übersicht der aktuellen Lizenzprogramme sowie Lizenzregelungen bezüglich Windows Server, Windows 10, RDS, Exchange Server und SQL Server. Die Bestandsaufnahme umfasst physische wie auch virtualisierte Installationen.
  • Wir überprüfen als unabhängige Instanz, ob Sie die aktuellen Microsoft-Lizenzregelungen einhalten, und zeigen mögliche Unter- oder sogar Überlizenzierungen auf (Compliance-Check).
  • Wir beraten und geben Empfehlungsmaßnahmen ab, damit Sie lizenzkonform werden oder bleiben.
  • Nutzen Sie unsere Erfahrung als Microsoft Silver Partner im Datacenter –Bereich.

Andere Hersteller als Microsoft

Wenn man erst mit den Microsoft Lizenzen angefangen hat, wird man sinnvollerweise auch die Lizenzen anderer Hersteller erfassen. Auch bei dieser Aufgabe können wir Sie aufgrund unserer Herstellerpartnerschaften und unserer Kenntnis der jeweiligen Lizenzerfordernisse unterstützen.

Sichtwort: SAM

Interne Lizenzprüfungen und Software Asset Management (kurz SAM) sind wichtige Bestandteile des Betriebs einer IT-Infrastruktur und der damit verbundenen Geschäftsprozesse. „Bei Software Asset Management (SAM) handelt es sich um erprobte IT-Methoden zur Optimierung und Steuerung von unternehmensweiten Softwarebeständen unter Berücksichtigung von Personen, Prozessen und Technologien. SAM kann Ihnen helfen, Kosten zu kontrollieren, geschäftliche und rechtliche Risiken zu minimieren, Softwarelizenzinvestitionen zu optimieren und Ihre IT-Investitionen an den Geschäftsanforderungen auszurichten.“ (Zitat: Microsoft)

Und wenn es dann doch die Cloud sein soll: Microsoft Cloud Solution Provider

Das Microsoft Cloud Solution Provider Programm erlaubt es Kunden, Microsoft Services und Dienste in der Cloud und in Form eines „Pay-as-you-go-Modells“ flexibel zu nutzen. Zu diesen Diensten gehören Office 365, Visual Studio, Dynamics 365, Windows 10 Enterprise und Microsoft Azure. MCS berät Sie, welche Microsoft Lizenzen für Sie sinnvoll sind. Ist die Entscheidung gefallen, unterstützen wir Sie bei der Cloud-In-Migration und übernehmen das Projektmanagement für Sie. Ihre Lizenzverwaltung, und damit auch die Lizenzsicherheit, vereinfacht sich für Sie als Kunden, denn MCS bietet als Single Point of Contact die Beratung, Support und monatliche Rechnungsstellung.

Möchten Sie mehr zu diesem Thema erfahren? Wir beraten Sie gern! Melden Sie sich einfach hier. Oder schreiben Sie uns eine E-Mail an info@mcs.de