26. 05. 2021

E-Mail-Archivierung

Mehr Schutz und Rechtssicherheit durch korrekte Datenspeicherung

E-Mails, die zum Versenden von Rechnungen genutzt werden, fallen, wie auch geschäftliche E-Mails, unter das Handelsrecht, sind dem Papierdokument gleichgestellt und an unterschiedliche Vorgaben gebunden. Darüber hinaus sind Unternehmen seit Anfang 2017 laut Beschluss der GOBD dazu verpflichtet, E-Mails rechtskonform und revisionssicher zu archivieren. Das bedeutet, dass es nicht mehr reicht, eine E-Mail einfach auszudrucken und abzuheften.

Eine einfache Lösung über das regelmäßige Daten-Backup hilft hier leider nicht. Denn seine Bestimmung ist die kurz- oder maximal mittelfristige Sicherung der Daten als Kopie. Es erfüllt aber nicht die Anforderungen an eine langfristige Aufbewahrung der Daten einschließlich aller Aufbewahrungsfristen, dem nötigen Integritätsschutz oder der Unveränderbarkeit (WORM), die an eine rechtssichere Archivierungslösung gestellt werden.

Welche Daten müssen archiviert werden?

  • Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
  • Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe sowie deren Wiedergaben
  • Buchungsbelege und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind
  • Jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird (Rechnungen, Aufträge, Verträge etc.)

Wie können Daten sicher archiviert werden?

Es gibt unterschiedliche Arten, Daten und E-Mails rechtssicher zu archivieren, aber nicht jede gilt als wirklich revisionssicher. Neben Softwareherstellern bieten auch Hardwarehersteller zahlreiche zuverlässige und erprobte Varianten an, die sich speziell an kleine und mittelständige Unternehmen richten sowie natürlich alle wichtigen Standards für die Sicherheit und Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen anbieten. Auch über viele Jahre.

Interessiert? Dann sprechen Sie uns jetzt an und wir besprechen zusammen, welche Lösung für Sie die Beste ist. Wir beraten, informieren und übernehmen natürlich auch Installation und Konfiguration. Wir bleiben langfristig an Ihrer Seite.